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2018年12月10日

【オフィスを離れてミーティング】オフサイトミーティングとは?メリット・開催方法・注意点を徹底解説!

組織で仕事を進める上で欠かせないのがミーティングです。 ただ「ミーティング」と聞くと 「時間を無駄にしているだけ」 「決まった人しか話さず、アイデアの幅が狭い」 といった問題が起こることもあるでしょう。 そこでオススメなのが「オフサイトミーディング」 オフサイトミィーテングとは「現場を離れて行うミーティング」を意味します。 リラックスができるので独創的なアイデアが出たり普段よりも深いコミュニケーションを取ることができるというメリットも。 本記事ではオフサイトミーティングのメリット・開催する方法について説明していきます。

オフサイトミーティングは「現場を離れて行うミーティング」

オフサイトとは英語で「現場を離れる」を意味しています。 つまりオフサイトミーティングとは現場を離れて行うミーティングということ。 例えばオフィスを離れて、遠方で合宿して会議を行うのもオフサイトミーティングですね。 弊社も年に1回のオフサイトミーティングを取り入れております。 普段のオフィスを離れて長期的なビジョンを立てたり、社員全体で意思共有することのできる有意義な時間です。

オフサイトミーディングの3つのメリット

下記ではオフサイトミーティングのメリットについて詳しく紹介しまします。

①オフィスから離れることでリラックスできる

オフサイトミーティングは普段のオフィスから離れて「いつもと違う環境」でミーティングを行います。 仕事中なのですが、オフィスではない場所にいるためリラックスできます。 例えばオフィスのように電話が鳴ることもなく、突然来客が来ることもありません。 弊社も沖縄のゲストハウス・札幌のミィーティングスペースなどでオフサイトミーティングを実施したことがあります。 日常の雑務から離れて「考えることだけ」に集中できるため、活発なミーティングができました。

②いつもとは違う「意外性のあるアイデア」が出る

人間は周りの環境に影響を受けやすいので、少し違う環境に身を置くだけで、アイデアの幅が広がります。 毎日決まった時間に同じオフィスで仕事をしていると、どんどん「新しい刺激」がなくなってきます。 なので、オフサイトミーティングで違う環境に置けば、新しい刺激を得て、いつもとは違ったアイデアを出すことができるかもしれません。 弊社の実施したオフサイトミーティングでは、各自がアイデア出しに集中できるため「普段は思いつかないようなアイデア」が出ました。

③社員同士のコミュニケーションが深くなる

オフサイトミーティングでは「アイデアが出る」以外にも、社員同士がコミュニケーションが発生しやすいというメリットがあります。 ミーティング以外にもワークショップ・交流などの時間を作ることで、普段はできないようなコミュニケーションを取ることができます。 弊社の実施したオフサイトミーティングでは、各部署のメンバーが垣根を越えて、お互いの意見を伝えたり交流していました。 これも普段のオフィスではできずオフサイトミーティングならではですね。

オフサイトミーティングを開催するための4つのポイント

下記ではオフサイトミーティングを開催するための4つのポイントについて紹介します。 「オフサイトミーティングを初めて開催する」という方はぜひ参考にしてみてください。

①まずは日程&参加者を調整する

最初にやるべきことは「日程調整と参加者の決定」です。 オフサイトミーティングは通常の業務を離れて行うものなので、その間は仕事がストップします。 仕事が止まっても問題ないように、あらかじめ「日程」を調整してください。 この時、余裕を持って1〜2ヶ月先の日程を抑えておくと、仕事の調整も効きやすくなります。 だいたいの日程が決まれば、参加してくれそうなメンバーに声をかけてみましょう。

②最適なミーティング場所を選ぶ

日程とメンバーが決まったら、次は場所選びになります。 場所選びはかなり重要で、ここが幹事の腕の見せ所になるので、がんばりましょう! 「場所選びとか難しそう」と思う方もいるかもしれませんが、下記の2つを気をつけるだけで大丈夫です!
  • オフィスからアクセスが3時間内
  • すでにオフサイトミーティングを開催した実績のある場所
移動に時間がかかると、せっかくのミィーティング時間が短くなってしまうので、3時間以内の場所を選びましょう。 さらに「過去にオフサイトミーティングを開催した実績のある場所」を選ぶと間違いありません。 普段から「企業合宿や開発合宿」など受け入れている施設だと、スタッフの対応も慣れているので安心できますね。

③当日のスケジュールを決めておく

次はオフサイトミーティング実施のスケジュールを決めておきましょう。 おすすめは「タイムテーブル」を作って、事前に共有しておくことです。 「何時に何をやるのか?」を明確にしておく、参加者も準備ができ不安もなくなります。 「細かく作る余裕がない」という人は、「午前中に〇〇する」ぐらいでスケジュールを作っておきましょう

④普段のミーティングとは区別する

オフサイトミーティングは普段のミーティングとは異なります。 「1つの議題について議論して答えを出す」というよりは「リラックスした環境でアイデアを出し合う」ものだと認識してください。 さらに議論よりも「社員同士の交流」が重要で、オフサイトミーティング後の仕事がスムーズになるよう、交流時間も作っておきましょう。 あまりにもガチガチでミーティングすると「え?何しに来たの?」となるため、普段のミーティングとは区別してください。

オフサイトミーティングなら「まるも」がオススメ

オフサイトミーティングを開催する時に重要なのが「場所選び」です。 上記では
  1. アクセスが3時間以内
  2. オフサイトミーティングを実施した実績がある場所
の2つをクリアしている施設がいい、と説明しました。 そこでオススメなのが弊社の運営している「まるも」というスペースです。 千葉にあるので都内から90分というアクセスの良さや、年間70件近い合宿を受け入れています。 備品も充実しており、スタッフの対応も慣れているので「初めてオフサイトミーティングを実施する」という団体の方でも心配ありません。 詳細が気になる方は下記のリンクよりどうぞ。 →まるもの開発合宿の詳細
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