組織で仕事を進める上で欠かせないのがミーティングです。
ただ「ミーティング」と聞くと
「時間を無駄にしているだけ」
「決まった人しか話さず、アイデアの幅が狭い」
といった問題が起こることもあるでしょう。
そこでオススメなのが「オフサイトミーディング」
オフサイトミィーテングとは「現場を離れて行うミーティング」を意味します。
リラックスができるので独創的なアイデアが出たり、普段よりも深いコミュニケーションを取ることができるというメリットも。
本記事ではオフサイトミーティングのメリット・開催する方法について説明していきます。
オフサイトミーティングは「現場を離れて行うミーティング」
オフサイトとは英語で「現場を離れる」を意味しています。
つまりオフサイトミーティングとは現場を離れて行うミーティングということ。
例えばオフィスを離れて、遠方で合宿して会議を行うのもオフサイトミーティングですね。
弊社も年に1回のオフサイトミーティングを取り入れております。
普段のオフィスを離れて長期的なビジョンを立てたり、社員全体で意思共有することのできる有意義な時間です。
オフサイトミーディングの3つのメリット
下記ではオフサイトミーティングのメリットについて詳しく紹介しまします。
①オフィスから離れることでリラックスできる
オフサイトミーティングは普段のオフィスから離れて「いつもと違う環境」でミーティングを行います。
仕事中なのですが、オフィスではない場所にいるためリラックスできます。
例えばオフィスのように電話が鳴ることもなく、突然来客が来ることもありません。
弊社も沖縄のゲストハウス・札幌のミィーティングスペースなどでオフサイトミーティングを実施したことがあります。
日常の雑務から離れて「考えることだけ」に集中できるため、活発なミーティングができました。
②いつもとは違う「意外性のあるアイデア」が出る
人間は周りの環境に影響を受けやすいので、少し違う環境に身を置くだけで、アイデアの幅が広がります。
毎日決まった時間に同じオフィスで仕事をしていると、どんどん「新しい刺激」がなくなってきます。
なので、オフサイトミーティングで違う環境に置けば、新しい刺激を得て、いつもとは違ったアイデアを出すことができるかもしれません。
弊社の実施したオフサイトミーティングでは、各自がアイデア出しに集中できるため「普段は思いつかないようなアイデア」が出ました。
③社員同士のコミュニケーションが深くなる
オフサイトミーティングでは「アイデアが出る」以外にも、社員同士がコミュニケーションが発生しやすいというメリットがあります。
ミーティング以外にもワークショップ・交流などの時間を作ることで、普段はできないようなコミュニケーションを取ることができます。
弊社の実施したオフサイトミーティングでは、各部署のメンバーが垣根を越えて、お互いの意見を伝えたり交流していました。
これも普段のオフィスではできずオフサイトミーティングならではですね。
オフサイトミーティングを開催するための4つのポイント
下記ではオフサイトミーティングを開催するための4つのポイントについて紹介します。
「オフサイトミーティングを初めて開催する」という方はぜひ参考にしてみてください。
①まずは日程＆参加者を調整する
最初にやるべきことは「日程調整と参加者の決定」です。
オフサイトミーティングは通常の業務を離れて行うものなので、その間は仕事がストップします。
仕事が止まっても問題ないように、あらかじめ「日程」を調整してください。
この時、余裕を持って1〜2ヶ月先の日程を抑えておくと、仕事の調整も効きやすくなります。
だいたいの日程が決まれば、参加してくれそうなメンバーに声をかけてみましょう。
②最適なミーティング場所を選ぶ
日程とメンバーが決まったら、次は場所選びになります。
場所選びはかなり重要で、ここが幹事の腕の見せ所になるので、がんばりましょう！
「場所選びとか難しそう」と思う方もいるかもしれませんが、下記の2つを気をつけるだけで大丈夫です！
- オフィスからアクセスが3時間内
- すでにオフサイトミーティングを開催した実績のある場所
移動に時間がかかると、せっかくのミィーティング時間が短くなってしまうので、3時間以内の場所を選びましょう。
さらに「過去にオフサイトミーティングを開催した実績のある場所」を選ぶと間違いありません。
普段から「企業合宿や開発合宿」など受け入れている施設だと、スタッフの対応も慣れているので安心できますね。
③当日のスケジュールを決めておく
次はオフサイトミーティング実施のスケジュールを決めておきましょう。
おすすめは「タイムテーブル」を作って、事前に共有しておくことです。
「何時に何をやるのか？」を明確にしておく、参加者も準備ができ不安もなくなります。
「細かく作る余裕がない」という人は、「午前中に〇〇する」ぐらいでスケジュールを作っておきましょう
④普段のミーティングとは区別する
オフサイトミーティングは普段のミーティングとは異なります。
「1つの議題について議論して答えを出す」というよりは「リラックスした環境でアイデアを出し合う」ものだと認識してください。
さらに議論よりも「社員同士の交流」が重要で、オフサイトミーティング後の仕事がスムーズになるよう、交流時間も作っておきましょう。
あまりにもガチガチでミーティングすると「え？何しに来たの？」となるため、普段のミーティングとは区別してください。
オフサイトミーティングなら「まるも」がオススメ
オフサイトミーティングを開催する時に重要なのが「場所選び」です。
上記では
- アクセスが3時間以内
- オフサイトミーティングを実施した実績がある場所
の2つをクリアしている施設がいい、と説明しました。
そこでオススメなのが弊社の運営している「まるも」というスペースです。
千葉にあるので都内から90分というアクセスの良さや、年間70件近い合宿を受け入れています。
備品も充実しており、スタッフの対応も慣れているので「初めてオフサイトミーティングを実施する」という団体の方でも心配ありません。
詳細が気になる方は下記のリンクよりどうぞ。
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